Seit 2017 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland. Diese beinhaltet, dass digitale, laufende Geschäftsvorfälle oder andere digitale Vorgänge (z.B. ec-Zahlungen) vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem speziellen Speichermedium gespeichert werden müssen, um Steuerbetrug und Geldwäsche zu verhindern. Um diese Voraussetzungen zu erfüllen, müssen elektronische Kassen seit dem 01.01.2020 eine technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) enthalten. Die TSE ist ein Sicherheitsmodul, welches alle neuen Kassen haben müssen und bei älteren Kassen gegebenenfalls nachgerüstet werden kann. Die Umrüstungsfrist für Kassen ist am 30.09.2020 bereits abgelaufen. Allerdings gilt bei Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und 01.01.2020 angeschafft wurden, nicht umrüstbar sind und somit ersetzt werden müssen, als Frist für einen Neukauf der 31.12.2022. Ab dem 1.1.2023 müssen somit alle elektronischen Kassen mit einer TSE ausgerüstet sein.

Auch gemeinnützige Vereine sind spätestens ab dem 01.01.2023 dazu verpflichtet, eine elektronische Kasse mit TSE zu verwenden, wenn sie für ihre Aufzeichnungen elektronische Kassen verwenden. Diese Pflicht liegt immer dann vor, wenn in einem Bereich eine Steuerpflicht ausgelöst wird (z.B. Körperschaftsteuer- oder Umsatzsteuerpflicht) und Barzahlungen möglich sind. Eine Steuerpflicht liegt bei gemeinnützigen Einrichtungen in den Zweckbetrieben, der Vermögensverwaltung und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben vor. Und die Pflicht besteht für alle Personen (natürliche und juristische) unabhängig von der Unternehmens- oder Gesellschaftsform.

Allerdings besteht keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von elektronischen Kassen. Alternativ ist es zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen (hoher manueller Aufwand) oder generell auf Barzahlungen zu verzichten (die Kasse ist entsprechend einzustellen, dann ist eine TSE-Sicherung nicht mehr erforderlich). Es obliegt allen Personen, die nicht Buchführungspflichtig nach der Abgabenordnung oder anderen Gesetzen (z.B. Handelsgesetzbuch oder GmbH-Gesetz) sind, selbst zu entscheiden, wie die Führung von steuerrechtlichen Aufzeichnungen von Geldgeschäften vorgenommen werden soll. Weitere Informationen können Sie dem Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung auf unserer Internetseite www.steuerportal-mv.de/Steuerrecht/Unternehmer/ entnehmen.

Unter Umständen kann sich auch ein Kontakt zum Hersteller der vorhandenen Kasse lohnen, denn nicht immer ist eine Neuanschaffung einer Kasse erforderlich. Gegebenenfalls kann der Hersteller für das vorhandene Modell auch kostengünstigere Alternativen anbieten, so dass beispielsweise eine Datenspeicherung auf einem USB-Stick oder in einer Cloud die Voraussetzungen der KassenSichV erfüllen.